ツール

ツールを活用して効率を上げる

スケジュールをしっかり管理することによって仕事の効率が上がってくるというのは、誰もが知ることである。しかし、自分に合うスケジュール管理を行わないと、スケジュールを立てること自体に疲れ切ってしまうことになる。自分はどんなツールを使えばスケジュール管理がしやすくなるかを考え、管理する為のツールを適切に選ぶことが重要だ。

時間ごとに小刻みに動きながら仕事をしている人であれば、1日分として1頁が割り当てられている手帳を選ぶのも一つの方法である。WEBで使えるアプリケーションを利用した方が便利だと感じるのであれば、そちらを使うという選択肢もある。どんなツールを利用する場合でも、常に使い勝手を意識しておくことが鍵である。中には、WEBのアプリケーションなど市販の管理ツールは閲覧する時は便利だとしても、入力などの作業や操作を面倒と感じる人もいる。そんな人には、データベースのアプリケーションを使い自分だけのフォームを作成して、マスターデータとして一元化を行い、異なる場所からでも同時にアクセスできるようにして予定を管理するという方法もある。要するに、見た目の良さではなく、自分にとって使いやすいかどうかという尺度で管理ツールを選ぶことが、仕事の効率化を行う上でポイントになるのだ。

また、様々な予定がある中で、優先順位を的確に決めていくことも必要だ。第一に優先すべきは、相手がいて締切日が決まっている案件。次に、自分の力だけで行える案件や急ぎの用件ではないもの。そして、隙間に空いた時間でできる案件。この3段階の視点から案件を振り分けていくことで、限られた時間をフルに活用していくことが可能になる。